Datenschutzerklärung (DSE)

1 Verantwortlicher

 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
APEX Education GbR
Kölner Straße 37
54584 Jünkerath
Deutschland

Telefon:+49 6597 6309984
E-Mail: info@apex-voice-systems.de

 

2 Datenschutzkontakt/ Datenschutzbeauftragter 

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

 

3 Verarbeitungsübersicht, Datenarten und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn du unsere Website nutzt, Kontakt aufnimmst oder wenn wir vertragliche Leistungen erbringen.

Rechtsgrundlagen (je nach Kontext):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung),

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten),

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. IT‑Sicherheit),

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. Cookies, ggf. Aufzeichnung von Telefonaten). 

 

4 Website‑Hosting, Website‑Builder, Logs 

Unsere Website wird über hubspot.com bereitgestellt (Website‑Builder/Hosting).
Bei Aufruf der Website können technische Logdaten verarbeitet werden (z. B. IP‑Adresse, Zeitpunkt, Gerät/Browser, Referrer‑URL), um die Website auszuliefern und zu sichern.
Zweck: Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Empfänger: Hosting‑Dienstleister als Auftragsverarbeiter (AVV).
Speicherdauer: bis Löschung

5 Cookies, Einwilligungen, Analyse 

Wir verwenden Cookies/ ähnliche Technologien. Nicht notwendige Cookies (Analyse/Marketing) setzen wir nur nach Einwilligung.
Maßgeblich ist § 25 TDDDG. 

 

6 Kontaktaufnahme, Terminvereinbarung, Support 

Wenn du uns kontaktierst (Telefon/E‑Mail/Terminbuchung), verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung deines Anliegens.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Vertrag) oder lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation)
Tools: Terminlinks auf apex-voice-systems.de verweisen u. a. auf HubSpot Meetings sowie Calendly .
Speicherdauer:  bis Löschung

 

7 Vertragskunden/ Aboformular/ Onboarding 

Wir verarbeiten Kundendaten zur Vertragsabwicklung: Stammdaten, Kontaktdaten, Vertrags-/ Abrechnungsdaten, Onboardingangaben und Supportkommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Speicherdauer: Vertragslaufzeit + gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. bis zur Löschung. 

 

8 Telefonie „Tanja“ und besondere Rollenverteilung (Controller/Processor)

1.  Wenn Anrufe an APEX selbst gerichtet sind (z. B. Vertrieb/Support): Dann sind wir Verantwortlicher; Daten werden in HubSpot verarbeitet; zuständige Mitarbeitende werden informiert 

2.  Wenn „Tanja“ beim Kunden eingesetzt wird (Regelfall): Dann handeln wir regelmäßig als Auftragsverarbeiter des Kunden (der Kunde ist Verantwortlicher). Die Auftragsverarbeitung ist in Art. 28 DSGVO geregelt; hierfür ist eine AVV abzuschließen. 

Typische Datenkategorien (je nach Konfiguration):
Kommunikations-/Metadaten (Telefonnummer, Zeitpunkt, Dauer),
Inhaltsdaten (Gesprächsinhalte),
Audioaufzeichnung und Transkript (nur nach Einwilligung),
Notizen/Extrakte: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E‑Mail, Rückrufzeit, Anliegen, Zusammenfassung,
Termin-/CRM‑Daten (Kalenderintegration, CRM‑Sync). 

 

9 Aufzeichnung/ Transkription und Einwilligung 

Telefonaufzeichnungen erfolgen nur nach Zustimmung des Anrufenden. Ohne Einwilligung wird das Gespräch abgebrochen. Rechtlicher Hinweis: Das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlich gesprochener Worte ist strafbewehrt (§ 201 StGB)  

 

10 Automatisierte Verarbeitung/ KI‑Entscheidungen 

Wir nutzen KI‑gestützte Auswertungen zur Klassifikation von Anliegen und zur Automatisierung von Standardabläufen (z. B. Routing, Terminierung, Zusammenfassung). Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. 

 

11 Empfänger, Unterauftragsverarbeiter, Drittlandtransfers 

1.  Empfänger: intern nur befugte Mitarbeitende; extern Dienstleister (Hosting, CRM, Telefonie, KI, Automationen, Kalender, Messaging). 

 

§ 11 Pflichten des Kunden bei Integrationen

1. Integrationen (z. B. Kalender, CRM, WhatsApp) erfolgen nur, wenn der Kunde die erforderlichen Zugänge/Schnittstellen bereitstellt und deren Nutzung rechtlich zulässig ist.

2. Soweit ein Datenabgleich mit Daten des Anrufenden erfolgt, werden grundsätzlich nur Daten über die vom Kunden bereitgestellten Schnittstellen abgeglichen; eine Ausnahme ist die HubSpot‑Anbindung, in der Anliegen/Notizen erfasst werden.

3. Der Kunde stellt sicher, dass Zugriffe sicher sind (MFA, Rollen). Der Anbieter ist berechtigt, unsichere Integrationen abzulehnen.

 

§ 12 Mängelmeldungen und Änderungswünsche

Mängel und/oder Änderungswünsche sind ausschließlich schriftlich und ausschließlich per E‑Mail an support@apex-voice-systems.de zu richten. Andere Kommunikationswege (Telefon/WhatsApp) begründen keine priorisierte Bearbeitung.

 

§ 13 Gewährleistung

1. Der Anbieter leistet Gewähr nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nicht nachfolgend eingeschränkt.

2. Der Kunde erkennt an, dass die Leistungsqualität von „Tanja“ wesentlich von den Kundenvorgaben (Onboarding, Prozessregeln, Datenqualität, Integrationen) abhängt. Der Anbieter haftet nicht für Fehler, die auf unrichtige/unvollständige Kundenvorgaben oder vom Kunden zu vertretende Integrationsfehler zurückzuführen sind.

 

§ 14 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

3. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

4. Die Haftungsbegrenzungen gelten auch zugunsten von Erfüllungsgehilfen.

 

§ 15 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Sofern der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insb. Anruferdaten im Rahmen „Tanja“), wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

2. Details, TOMs, Subunternehmermechanismus und Löschkonzept werden in der AVV geregelt.

 

§ 16 Änderungen dieser AGB

1. Der Anbieter kann diese AGB bei Dauerschuldverhältnissen ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht (z. B. Gesetzesänderungen, Funktionsanpassungen) und die Änderung dem Kunden zumutbar ist.

2. Änderungen werden in Textform bekannt gemacht. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntmachung, gelten die Änderungen als angenommen.

3. Hinweis: Für Verbraucher sind ggf. längere Fristen/zusätzliche Anforderungen sinnvoll; bitte anwaltlich prüfen.

 

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht.

2. Gerichtsstand für Kaufleute/Unternehmer: Sitz des Anbieters.

3. Salvatorische Klausel.