Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Anbieter/ Vertragspartner 

APEX Education GbR
Kölner Straße 37
54584 Jünkerath
Deutschland

Telefon:+49 6597 6309984
E-Mail: info@apex-voice-systems.de

USt‑IdNr.: DE149935897
Steuernummer: 43/003/41963 

Vertretungsberechtigte Gesellschafter:
– Philipp Rinas
– Pflegeprofis UG (haftungsbeschränkt) 

Support‑Kontakt (Mängel/ Änderungswünsche): support@apex-voice-systems.de (ausschließlich per E‑Mail; siehe § 12) 

 

 § 1 Geltungsbereich, Kundenkreis 

1. Diese AGB gelten für alle Verträge über die Bereitstellung der Telefon‑KI „Tanja“ sowie dazugehörige Dienstleistungen (Onboarding/Einrichtung, Support, Integrationen, ggf. Enterprise‑Workshops) zwischen dem Anbieter und dem Kunden.

2. Standard: B2B. Das Angebot richtet sich vorrangig an Unternehmer (Selbstständige, Handwerker, kleine Unternehmen).

3. Falls Verbraucher buchen können: Dann gelten ergänzend §§ 14–16 (Widerruf/ Verbraucherhinweise). Andernfalls sind diese Abschnitte zu streichen. 

 

 § 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

1. Vertragsgegenstand ist die Bereitstellung einer KI‑gestützten Telefonassistenz („Tanja“) zur Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anrufe sowie die damit verbundenen Leistungen gemäß gebuchtem Paket.

2. Die konkreten Leistungsinhalte ergeben sich aus:

   1. dem vom Kunden gewählten Abo (Basic/Business/Professional/Enterprise) 

   2. den Angaben im Onboardingfragebogen (§ 6) ggf. individuellen Enterprise‑Vereinbarungen (SLA, Supportvertrag, Zusatzleistungen). Der Anbieter schuldet die vertraglich vereinbarte Bereitstellung/Leistung, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg (z. B. Umsatzsteigerung, Abschlussquote). 

 

§ 3 Vertragsschluss über Aboformular

1. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde das Aboformular vollständig ausfüllt und absendet und der Anbieter den Eingang bestätigt oder mit der Leistungserbringung beginnt (z. B. Zusendung Rechnung/Onboarding-Link).

2. Der Kunde hat vor Absenden die Möglichkeit, Eingaben zu prüfen und zu korrigieren.

3. Einbeziehung AGB/DSE: Der Kunde muss im Aboformular bestätigen, dass er diese AGB und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hat.

    

§ 4 Mindestlaufzeit, Zahlungsrhythmus, Kündigung

1. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 3 Monate. Danach ist eine Kündigung im Rahmen der Kündigungsfrist möglich.

2. Der Kunde wählt einen Zahlungsrhythmus („Zahllauf“):

   1. monatlich (Standard)

   2.  quartalsweise (Rabatt: 20 %)

   3. halbjährlich (Rabatt: ½ Monatsbeitrag)

   4. jährlich (Rabatt: nur 10 Monate zahlen)

   5. Kündigung: mit Frist von 1 Monat vor Ablauf des aktuellen Zahllaufs in Textform an info@apex-voice-systems.de. Die Mindestvertragslaufzeit bleibt unberührt.

   6. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

 

§ 5 Preise, Setup, Minutenabrechnung

1. Es gelten die Netto‑Preise gemäß Anlage 1 zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

2. Setup‑Entgelte (einmalig) sowie monatliche Grundpreise je Paket ergeben sich aus Anlage 1.

3. Freiminuten und Minutenpreise (Overage) ergeben sich ebenfalls aus Anlage 1.

4. Enterprise: Preis auf Anfrage; es gilt das individuelle Angebot.

 

§ 6 Onboardingfragebogen, Kundendaten, Verantwortlichkeit für Inhalte

1. Nach Abschluss des Abos wird der Kunde zu einem Onboardingfragebogen weitergeleitet. Dieser ist vollständig auszufüllen; erst danach kann „Tanja“ entsprechend den Unternehmensangaben erstellt/konfiguriert werden.

2. Der Kunde sichert zu, dass alle Angaben im Onboardingfragebogen richtig, vollständig und rechtlich zulässig sind (insbesondere keine Rechte Dritter verletzen, keine irreführenden Aussagen, keine rechtswidrigen Anweisungen).

3. Qualitätsgrundsatz: „Tanja“ kann nur auf Grundlage der bereitgestellten Informationen und freigegebenen Integrationen agieren. Der Kunde ist verantwortlich für die inhaltliche Richtigkeit/ Angemessenheit der von ihm vorgegebenen Gesprächslogik, Texte und Regeln. Leistungszusagen des Anbieters gemäß Anlage 1 bleiben davon unberührt.

 

§ 7 Leistungsbeginn, Bereitstellung und Aktivierung

1. Erstellung von „Tanja“ ist grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden nach vollständig ausgefülltem Onboardingfragebogen möglich.

2. Die Rufnummer wird dem Kunden nach Feststellung des Zahlungseingangs freigeschaltet und per E‑Mail mitgeteilt.

3. Der Kunde leitet Anrufe von seinen Telefonen/Handys/Telefonanlagen an die bereitgestellte Rufnummer weiter; diese werden dann durch „Tanja“ angenommen und bearbeitet.

 

§ 8 Aufzeichnung und Transkription von Telefonaten

1. Telefonate werden nur nach Zustimmung des Anrufenden aufgezeichnet und transkribiert; bei Ablehnung bricht „Tanja“ das Gespräch ab.

2. Der Kunde ist als Verantwortlicher (bei Einsatz für den Kunden) dafür zuständig, seine Anrufer ordnungsgemäß zu informieren (Datenschutzhinweis + Einwilligung in Aufzeichnung), soweit gesetzlich erforderlich.

3. Rechtlicher Hintergrund: Das unbefugte Aufnehmen nichtöffentlich gesprochener Worte ist strafbewehrt (§ 201 StGB). 

 

§ 9 Support und Reaktionswege

1. Support richtet sich nach Paket:

   1. Basic: E‑Mail‑Support support@apex-voice-systems.de

   2. Business: E‑Mail + telefonischer Support zu Bürozeiten unter +49 6597 6309984 (Stichwort „Support“)

   3. Professional: 24/7 Telefonsupport/persönliche Betreuung; direkter Entwicklerkontakt wird im Onboarding mitgeteilt

   4. Enterprise: Support/SLA nach individuellem Vertrag

2. Der Kunde hat Störungen/Mängel unverzüglich zu melden.

 

§ 10 Abrechnung, Fälligkeit, Zahlungsverzug, Deaktivierung

1. Erste Rechnung: taggenauer Anteil bis Monatsende (anteilig Monatsbeitrag) plus Vorausabrechnung entsprechend gewähltem Zahlungsrhythmus; danach Folgeabrechnungen jeweils am 24. des Monats im Voraus für den nächsten Monat/Zahllauf.

2. Rechnungen sind sofort ohne Abzug fällig.

3. Wird bis zum letzten Tag des Monats kein Zahlungseingang festgestellt, wird „Tanja“ zum 1. des Folgemonats bis zum Zahlungseingang deaktiviert.

4. Bleibt die Zahlung länger als 30 Tage aus, kann für die erneute Aktivierung eine Bearbeitungspauschale von 119€ netto berechnet werden. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ein geringerer Aufwand/Schaden entstanden ist.

 

§ 11 Pflichten des Kunden bei Integrationen

1. Integrationen (z. B. Kalender, CRM, WhatsApp) erfolgen nur, wenn der Kunde die erforderlichen Zugänge/Schnittstellen bereitstellt und deren Nutzung rechtlich zulässig ist.

2. Soweit ein Datenabgleich mit Daten des Anrufenden erfolgt, werden grundsätzlich nur Daten über die vom Kunden bereitgestellten Schnittstellen abgeglichen; eine Ausnahme ist die HubSpot‑Anbindung, in der Anliegen/Notizen erfasst werden.

3. Der Kunde stellt sicher, dass Zugriffe sicher sind (MFA, Rollen). Der Anbieter ist berechtigt, unsichere Integrationen abzulehnen.

 

§ 12 Mängelmeldungen und Änderungswünsche

Mängel und/oder Änderungswünsche sind ausschließlich schriftlich und ausschließlich per E‑Mail an support@apex-voice-systems.de zu richten. Andere Kommunikationswege (Telefon/WhatsApp) begründen keine priorisierte Bearbeitung.

 

§ 13 Gewährleistung

1. Der Anbieter leistet Gewähr nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nicht nachfolgend eingeschränkt.

2. Der Kunde erkennt an, dass die Leistungsqualität von „Tanja“ wesentlich von den Kundenvorgaben (Onboarding, Prozessregeln, Datenqualität, Integrationen) abhängt. Der Anbieter haftet nicht für Fehler, die auf unrichtige/unvollständige Kundenvorgaben oder vom Kunden zu vertretende Integrationsfehler zurückzuführen sind.

 

§ 14 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

3. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

4. Die Haftungsbegrenzungen gelten auch zugunsten von Erfüllungsgehilfen.

 

§ 15 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Sofern der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insb. Anruferdaten im Rahmen „Tanja“), wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

2. Details, TOMs, Subunternehmermechanismus und Löschkonzept werden in der AVV geregelt.

 

§ 16 Änderungen dieser AGB

1. Der Anbieter kann diese AGB bei Dauerschuldverhältnissen ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht (z. B. Gesetzesänderungen, Funktionsanpassungen) und die Änderung dem Kunden zumutbar ist.

2. Änderungen werden in Textform bekannt gemacht. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntmachung, gelten die Änderungen als angenommen.

3. Hinweis: Für Verbraucher sind ggf. längere Fristen/zusätzliche Anforderungen sinnvoll; bitte anwaltlich prüfen.

 

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht.

2. Gerichtsstand für Kaufleute/Unternehmer: Sitz des Anbieters.

3. Salvatorische Klausel.